有給休暇の日数管理をExcelで正しく行う冴えたやり方

営業管理のための本当のExcelの使い方とかいうかなり昔の記事の続編にあたりそうな内容。

今度、有給休暇の消化が義務化されますね!まぁそこの詳細については、とりあえず良しとしましょう。そこは今回の本題じゃないので。

と、言うわけでExcelの機能を適切に使った、有給休暇の管理シートを作ったよ!
有給管理.xlsx
↑からダウンロードして使ってくれ。

使い方のポイントは「有給テーブル」シート。

有給付与日になったら、ここに有給がついた日数だけ行を追加していく。
そして有給を消化するときは消化日に、使う日(=休む日)を記入すれば、集計シートで自動的に計算してくれる。

ねんのため、ダメExcelerが作りそうなシート設計も示しておく。

これだと有給休暇の有効期限が管理できないし(有給の時効を会社が主張しない、というなら良いけども)、やっぱり3日有給申請していたけど、2日だけで良くなったので、残りの1日は違う日に取りたい、とかなった場合、残日数の計算を間違えること請け合いである。
一度ズレてしまった場合、集計された合計データしかないので、もはやこの表から正しい情報を取り戻すことはできない。

過去の出勤簿と付与履歴を全部調べて残り日数を算出しなくてはならない。これは人間がするべき仕事ではない。

賢明な読者諸氏においては、おそらく勤怠管理システムによって有給も管理されていることと思う。
しかし未だに世の中には出勤簿が手書きで、集計は人力、有給休暇の管理はなされていない(そして使えない)、という会社もそれなりに存在しているらしい。悲しいことに。

そんな会社の中でも、今回の有給消化義務化を受けて有給の日数ぐらい管理しなくてはいけない、と思うところも出てくるかもしれない。
その際におそらく第一選択肢に上がってくるのはみんな大好きExcelだろう。

なるほど、Excelで管理するのも構わない。ただ願わくば、Excelの正しい使い方に沿って有給管理がされてほしいし、そのための一助として本記事とサンプルExcelファイルを送るものである。

※結構このファイルは配列数式とか使っているので、まぁまぁ面倒な構造になっているかもしれない。近づいてる有効期限(最近有効期限)を表示しない場合はもっと簡単に作れるのだが。

追記:本当はこのExcelファイルでできるようなことをやってくれるウェブサービスを年末から開発していたのだが、他のことに気を取られていて開発が進んでいない。しばらく完成する見込みもないので、とりあえずExcelでやる方法だけでも世の中に送り出しておく。

スポンサーリンク
Sponsored Link
Sponsored Link

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする

コメント

  1. プラントール より:

     ネット上には有給日数の時効計算が可能と謳われているExcelが堂々と出回っているが、短見ながらこのプログラムを組むのはそれほど容易な仕事ではないと思われる。
     一方、このサイトの方式は一見、単純そうだが、アイデアが極めてユニークだ。IF関数やVLOOKUP関数も出てこず、見かけだけで通り過ぎる人が多いかもれいない。
     勤務6カ月後に取得する向こう1年間の有給休暇の日数は10日間であるが、それが2019/2/1~2021/2/1の3本コラム10行で表現されている。取得日ごとに上から順に年月日を書き足していく。2年間の期間内に10行が満たされれば、初年度に与えられた有給はそこで終わりになる。もし期間内に、10行を消化しきれなければ、残った日数は時効となり、その有給残は3年度に繰り越しは出来なくなる。ただし、2年度には初年度の残りが空白行として繰り越される。それがこの「有給テーブル」に見事に表現されている。
     2年度には有給が新たに11日付与されるので、2020/2/1~2022/2/1のコラム3本、11行を右側に継ぎ足しておく。ただし、前半の1年間の2020/2/1~2021/2/1の間でとる有給は最左翼の3本とオーバーラップしているので、もし、最左翼の10行に何行か残っていれば、まだ生きているのでそこから先に埋めていくことになっている。10行が満杯にばれば、初めて、右側に新たに作った3本のコラム中央を埋めていく。・・・and so on
     理論的に一番すっきりする方法は、毎年度、有給休暇をフルに取得することである。こうすれば、時効による問題が起きることはない。あるいは長い休暇を希望している場合は、巧みにこの仕組みを利用できる。以上、間違いがあれば遠慮なくご指摘いただきたい。