営業管理のための本当のExcelの使い方

今日はキレキレで行きます。
あのですね、本当にExcelをスプレッドシートとして使えよ!!っていう話をマジでしたいんです。
綺麗に印刷する小技とか、罫線の美しい入れ方とか、ちょっと便利な関数とか、URL貼っても勝手にリンクにしないようにする方法とか‥

そういうコンビニで500円で売ってるムックに載っていそうな技なんてどうでも良いんですよ。マジで。

今回は私が監督に入っている営業会社でイライラした実例を上げながら、説明します。
お題は「見込み顧客リスト」だったんですが、以下の様なフォーマットで運用されてました。
ダサいExcel
これをマネージャーが作って、スタッフの報告をもとに変更してるとか。
もうこの時点で馬鹿じゃねーのって感じだったんですが、案の定以下の様な問題が運用上あるということ。

  • どれが期限近いかひと目でわからないので、顧客のフォロータスクが実行されない
  • 個々のスタッフにタスク表として転記して渡すのが大変
  • 部溜まりの管理できていない

あのな、もっとExcelがもともと備えている機能(データ構造)に従え。ちゃんとセルと行と列があるだろ、それをそのまま使え。
情報の構造をスプレッドシート上に自分で作るんじゃない。例えばこう作れ!!って言って示したのが以下の形。

マシなExcel

重要な変更点は次の通り。

  • 次回タスクから期日を抽出

    これにより、期日での並び替え、条件付き書式を使った期日切れタスクの強調表示などが出来る

  • 優先度の追加

    すべての表を結合することにより、並び替えやフィルタというExcelにもともとある機能を有効に使えるようになった

  • どうでもいい見出しと番号項目の削除

    どうでもいい項目のメンテに工数を使うな。番号に至ってはユニークですら無い(一意性がない)ぞ

あとまぁ成約した顧客と現状見込みゼロの顧客を別ファイルのリストに移動していたりもしたので、それらも一緒のファイルにして、優先度S=成約済みと、優先度F=現状見込みなしを割当て、一元化した。
ソートを使うならSにAをあて、以下をずらしても良かったが、フィルタで普段は隠しておくので序列性は重要ではなかったので、既存の定義をそのまま使うことを重視した。

何が問題なのか

Excelをちゃんと使うというのはいくつかの方法がある。まず計算用のシートを作るのは、それはそれでいい。
計算のためにあるわけだから存分に活用すればよろしい。
書類のDTPツールとして使う(いわゆるExcel方眼紙が最大の例)のは死んでいるので帰っていただきたいが、紙のレイアウトツールとして使い勝手が悪くなくもないので、「印刷して使う」前提だったら割りきって使うのも良いと私は思う。私はそういう作図用途ならまだPowerpointを使うけど。

大体一番死ねと思うのは住所録や、商品情報などの、いわゆる簡易DBとしてのエクセルシートだ。これが一番ぶっ殺したい構造を作りやがることが多い。
文字に色つけるとか、セル内の文字をセンタリングするとか、そんなことより、最大限再利用性の高い構造を作るほうが1億倍重要だということを感じろって話である。
とか言っていると、Access使えとか、そもそもRDBMSもフリー製品色々あるんだからそれつかえとか、RDBMSとExcelをODBCでつないでフォームとして使うならExcelは有能とか、わけわかるけどそういうこと言ってねーんだよってツッコミが入りそうなのでこの辺にしておく。

要は、簡易DBとして使いたいんだったら、「1行1データを入力して、セルの結合は死んでもするな。一個のセルに情報は絶対一個だけ入れろ」という原則だけを順守すれば、あなたの作ったデータの未来は明るい。
ただし適切なデータ管理者に恵まれ続ける限りにおいては、である。

あー、ホント辛かった。まぁ監督先のはマシな構造に直して、複数人同時編集できるようにしたからだいぶましにはなった。Google Spread Sheetでも良いんだけどな。

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